Такая, казалось бы, мелочь, как заполнение бумажных бланков, может доставить множество хлопот и перерасти в настоящую проблему! Особенно если потребность многократного заполнения бумажных бланков возникает на каждом шагу. Например, при заполнении свидетельств о рождении, школьных аттестатов, доверенностей или анкет сотрудников. Даже при наличии печатной машинки и опытной машинистки дело это долгое и хлопотное: необходимо каждый бланк вставить в машинку и заполнить необходимые поля. Если таких бланков сотни или тысячи - неизбежны ошибки с последующим их замазыванием корректором и исправлением. Самое обидное, что многие поля в таких бланках совершенно одинаковые (например, адрес, реквизиты и название организации), но их приходится заполнять каждый раз. Конечно, для одновременного заполнения нескольких бланков можно воспользоваться копиркой, но и здесь возникают проблемы:
- бумага для бланков чаще всего бывает очень плотной, что позволяет получить не более двух-трех копий за один проход печатной машинки;
- бланки могут отличаться друг от друга размером полей: сверху или снизу, слева или справа. Это приводит к тому, что текст на копиях смещается относительно заполняемых полей: получается некрасиво или совершенно нечитабельно;
- если машинистка допустила ошибку - править ее приходится на всех копиях;
- каждый бланк все равно придется заново вставлять в печатную машинку и заполнять поля, отличающиеся от других, например "Фамилию" и "Имя".
А на компьютере?
Действительно, почему бы не обойтись современными средствами? Тем более что большинство документов сейчас формируется автоматически с помощью отраслевого специализированного программного обеспечения и без проблем печатается на принтере. Но что делать, если нужно срочно заполнить документ, который существует только на бумаге, например новую налоговую форму? Можно, конечно, нарисовать ее в Excel и распечатать на принтере. Процесс создания формы займет много времени, но задача все же решается. А вот грамоту, сертификат или диплом необходимо именно заполнить - красиво напечатать нужный текст в определенном месте бланка. Как это сделать с помощью компьютера и принтера?
Можно в принципе вымерить шаблон до миллиметра, создать и соответственно разметить документ в Word и набрать текст в определенном месте этого документа. После этого несколько раз "пристреляться", печатая вводимую информацию сначала на чистом листе и проверяя на свет - попадет ли она в нужное место шаблона? Именно такая картина заполнения бланков однажды наблюдалась в одном из отделений уважаемого Сбербанка. Что удивительно, заполнялись таким образом не какие-то поздравительные открытки, которые не страшно запороть, а векселя - ценные бумаги, испортить которые смерти подобно. Задача осложнялась тем, что векселя различались размерами верхних полей, поэтому каждый бланк нуждался в индивидуальной "пристрелке". Лишь после этого сам ценный документ вставлялся в принтер. Не правда ли, хлопотно? А еще более смешно иметь такие проблемы с заполнением бланков в наш век высоких компьютерных технологий.
Form Pilot Office
Не стоит повторять такой печальный опыт, поскольку есть альтернатива пишущей машинке. Для заполнения бумажных форм любого вида вам понадобятся компьютер, сканер, принтер и программа Form Pilot Office (далее просто Form Pilot). Заполненную в этой программе форму можно не только распечатать, но и послать по факсу или электронной почте, даже экспортировать ее в PDF перед этим, если нужно. Делается все это так. Прямо из Form Pilot запускается процесс сканирования бумажного бланка, а после его завершения полученное изображение появляется в окне нового документа программы. Встроенные средства программы позволяют выровнять изображение (если оно было неровно засунуто в сканер) и обрезать черноту, появившуюся в результате сканирования. После этого программе указывается местонахождение левого верхнего угла, и документ готов к заполнению.
 |
| Печать на готовую форму |
Чаще всего нужно просто вбить текст. Для этого служит специальный инструмент, при выборе которого курсор мыши становится похожим на авторучку. Нужно просто щелкнуть этой авторучкой в нужном месте бланка и заполнить появившееся текстовое поле. Остается отправить набранный текст на печать, установив переключатель в позицию "Печатать на готовый бланк". Бумажный бланк при этом, естественно, должен быть в принтере. После печати он будет выглядеть точно так же, как и на экране монитора. Печатать можно и на чистый лист - весь документ с изображением бланка и набранным текстом.
Заполнение электронных форм
Заполнение бумажных бланков - это, без сомнения, изюминка программы Form Pilot. Но с таким же успехом в ней можно заполнять электронные формы разных форматов: PDF, HTML, DOC, XLS, TXT и другие. Для этого нужно всего лишь открыть документ в родном приложении и распечатать его на принтере Form Pilot Office. Вы не ослышались - принтер с таким названием появляется в списке настоящих устройств после установки Form Pilot. На самом деле документ печататься, конечно же, не будет, а только откроется в Form Pilot для заполнения. Точно так же можно заполнить и любую форму в графическом виде - для этого нужно просто открыть в Form Pilot файл с ее изображением.
 |
| Печать на принтере Form Pilot Office |
Кроме текста в документ можно вставить готовую картинку, какой-то символ или что-то самостоятельно нарисованное (программа содержит стандартные инструменты рисования). Например, можно дорисовать недостающие линии в форме, подписать документ, вставив в него свою отсканированную подпись, штамп или печать. Часто используемые графические и текстовые объекты можно поместить на "полку" и в дальнейшем просто стаскивать их оттуда в другие документы. Автоматизировать и упростить создание новых документов позволяет и использование шаблонов. С их помощью можно быстро создать новый документ, используя исходную информацию из шаблона. Текстовые поля с изменяемым содержанием можно оставить в шаблоне пустыми и заполнять их при печати бланков.
Многократное заполнение бланков
Предположим, что вам нужно заполнить какие-то бумажные досье на сотрудников. Описанным выше способом вы создаете документ Form Pilot и сохраняете его как шаблон. Дальше этот шаблон открываете, заполняете данные для каждого сотрудника и выводите их на печать. При этом вам очень хотелось бы сохранить все введенные персональные данные. Как это сделать? Можно, конечно, каждую заполненную анкету сохранять в отдельный файл, но если таких анкет сотни или тысячи, то впору будет и запутаться в этих файлах.
 |
| Заполненный трижды один и тот же бланк |
Form Pilot избавляет от подобной рутины при многократном заполнении одного и того же бланка. Программа ведет собственную базу данных по каждой из созданных форм. Если у вас 100 сотрудников, то и записей в базе по форме с анкетой можно сделать 100, и все это сохранить в одном-единственном файле Form Pilot. Что хорошо - при заполнении базы совершенно не нужно вбивать одинаковые поля для каждой записи, можно создать дублированную запись на основе любого варианта заполнения формы. Останется только изменить или добавить то, что нужно, и распечатать заполненные формы.
Более того, формы можно и не заполнять вручную, если данные для них имеются в готовых базах. Достаточно выполнить импорт из этих баз данных (Access, Excel, DBF и других) в документ Form Pilot, и можно будет просто отправить на печать автоматически заполненные формы. А если у вас возникнет необходимость пересортировать данные в базе, получить по ней какую-то статистику или распечатать данные по всем полям на одном листе в виде таблицы, то можно воспользоваться функцией экспорта данных из базы Form Pilot во внешнюю базу.
Связка Form Pilot + Form Filler
Для заполнения бланков, подготовленных в Form Pilot, существует отдельная программа - Form Filler Pilot. В этом "пилотном" аналоге Adobe Reader можно заполнить только те поля, которые были созданы в Form Pilot. Казалось бы, кому нужна программа с такими донельзя урезанными возможностями? Однако именно такая жесткая ограниченность Form Filler позволяет найти программе интересное применение.
 |
| Форма, сделанная в Form Pilot и заполненная в Form Filler |
Например, можно раздать эту программу клиентам для заполнения договоров и других документов (для российского рынка программа бесплатна). Печально известный факт - при заполнении форм в формате DOC клиенты могут не только случайно подпортить документ, но и умышленно изменить его часть. А вот форму, подготовленную в Form Pilot, нельзя ни запороть, ни подправить, а можно только заполнить положенное, распечатать или прислать обратно по электронной почте.
Form Pilot Office постоянно развивается и дорабатывается компанией "Два пилота". В последней версии 2.09, выпущенной в конце января этого года, не только исправлены известные ошибки, но и произведены некоторые изменения:
- в программе появился новый драйвер принтера;
- добавлен поиск в базе данных;
- доступна пакетная печать всех записей базы данных;
- операции пополнены новыми - "Выключить объект" и "Включить все объекты";
- убрана возможность удаления объектов с помощью клавиши ESC.