Каждый день сотрудники компаний работают с информацией как индивидуально, так и совместно, используя для этого большое количество ее источников и различные приложения. Количество и этих источников, и бизнес-приложений только растет, что заставляет думать о повышении продуктивности работы с информацией, а также об упрощении механизмов совместной работы служащих, уменьшении стоимости владения соответствующей ИТ-инфраструктуры. Решение задачи по упрощению этой ИТ-инфраструктуры и снижению расходов на нее - это использование интегрированных продуктов.
Кроме того, большие объемы неструктурируемого контента (документы, изображения, схемы) в компании, традиционно размещенные на файл-серверах, как правило, не удовлетворяют должному уровню безопасности хранения, не предоставляют возможность классифицировать документы, не обеспечены должным набором сервисов для совместной работы и удаленного доступа.
Функции и архитектура Oracle Collaboration Suite
Oracle Collaboration Suite (OCS) – это интегрированный продукт нового поколения, который обеспечивает возможность хранения и классификации неструктурированного контента, безопасный и удаленный доступ к хранимой информации, а также необходимый набор средств для коллективной работы. OCS базируется на таких продуктах компании Oracle, как Application Server 10g и СУБД Oracle 10g и предоставляет следующие функциональные возможности:
- единая среда работы пользователей;
- удаленный доступ;
- формирование единого хранилища документов и обеспечение работы с ним;
- почтовый сервис;
- форумы для коллективного обсуждения проблем;
- ведение графиков работ сотрудников и организация совещаний;
- обеспечение интерактивной работы пользователей;
- организации совместной работы.
Рисунок 1. Архитектура OCS
Компоненты Oracle Collaboration Suite и доступ к ним
Работа с Oracle Collaboration Suite (OCS) начинается на странице однократного ввода пароля, после чего пользователь попадает на страницу портала OCS и получает доступ ко всем компонентам OCS.
На странице портала находятся так называемые “быстрые ссылки” на компоненты OCS, а также дополнительные портлеты - новости, информация о сообщениях в почтовом ящике, информация календаря о запланированных на текущий день событиях и др. Функциональность и состав портлетов при необходимости может быть расширена.
Начальная страница работы с OCS может быть оформлена в рамках концепции “единого окна”. Портлеты вынесенные на стартовую страницу предоставляют быстрый доступ к информации и некоторый набор функций для работы с ней, при необходимости выполнения более сложных действий пользователю просто надо перейти по ссылке в необходимое приложение. Кроме того, портлеты обеспечивают возможность сохранять персональные настройки, настраивая тем самым рабочую область по своему усмотрению.
OCS включает набор следующих компонент:
- файлы (Content Services);
- почта;
- дискуссии (форумы);
- календарь;
- расширенный поиск;
- веб-конференция;
- RTC Messenger (Oracle Messenger);
- рабочие пространства.
Content Services (Файлы) - средство для управления контентом, обеспечивающее широкие возможности совместной работы пользователей по систематизации и упорядочиванию информации в едином хранилище.
Функциональные возможности:
- Централизованное хранение - обеспечивает безопасность и целостность контента, упрощает процесс управления доступа к документу.
- Структурированное хранение – предоставляет привычное древовидное представление папок и файлов, поддерживает символические ссылки на папки и файлы.
- Управление доступом – предоставляет единую политику управления доступом к папкам и документам.
- Поддержка различных форматов хранения документов – для обеспечения быстрого просмотра и редактирования документов.
- Индексация документов – превращает любую информацию в систематизированный набор данных путем индексирования содержания документа, что обеспечивает быстрый поиск хранимых в базе данных документов.
- Классификация по категориям и атрибутам – позволяет пользователям присваивать файлам и папкам категории и атрибуты. Кроме того, по этим атрибутам можно производить поиск. Одни и те же категории можно применять к графическим файлам, текстовым документам, презентациям, электронным таблицам и к любым другим типам документов. Категоризация, изменение значений атрибутов файла может происходить как в ручном, так и в автоматическом режиме.
- Поддержка учета версий – позволяет хранить несколько версий одного и того же файла. Поддержка режимов создания версий документов в ручном и автоматическом режиме.
- Веб-интерфейс – предоставляет пользовательский интерфейс для сбора, поиска контента и манипулирования им.
- Интеграция - Content Services обеспечивает базовые
механизмы интеграции, такие как:
- Интеграция с Microsoft Windows для доступа к файлам и off-line работы.
- Интеграция с Oracle Record Management для управления жизненным циклом записей (набор файлов), путем автоматизации корпоративных политик архивирования или удаления утративших актуальность документов.
- Интеграция с Oracle BPEL PM предоставляет возможность автоматизировать процессы управления контентом.
- Интеграция с Symantec Antivirus для автоматического и ручного сканирования фалов на наличие вирусов.
- Включает в себя набор Web-сервисов, которые расширяют возможности интеграции с другими приложениями, а также предоставляют интерфейс для создания собственных разработок управления и манипулирования контентом
Почта – обеспечивает доступ к электронным письмам, в том числе при работе через мобильные устройства.
Функциональные возможности:
- Хранение сообщений в базе данных Oracle.
- Защита на уровне БД и по уровням доступа.
- Индексация и поиск.
- Просмотр через любые почтовые программы, интеграция с Microsoft Outlook.
Календарь - персональное или групповое календарное планирование, управление и планирование ресурсами компании.
Функциональные возможности:
- Встречи, задачи, ежедневник, контакты.
- Обнаружение и разрешение конфликтов в реальном времени.
- Координация использования ресурсов.
- Управление правами доступа.
- Уведомления по почте.
Дискуссии – приложение для быстрого развертывания дискуссий (форумов), как для внутрикорпоративного использования, так и для произвольных рабочих групп компании.
Функциональные возможности:
- Иерархическое представление дискуссий.
- Организация избранного представления.
- Управление правами доступа.
- Подписка на получение уведомлений по почте.
Веб-конференция – организация в режиме реального времени встреч, семинаров, презентаций, технической поддержки.
Функциональные возможности:
- Совместное использование рабочего стола и приложений.
- Доска для рисования.
- Передача голоса.
- Чат.
- Организация опросов.
- Запись конференции.
- Архивы.
Рабочие пространства – предназначены для организации совместной работы группы пользователей, использующих такие службы OCS, как файлы, почта, дискуссии, календарь.
Функциональные возможности:
- Создание шаблонов рабочих пространств.
- Управление правами доступа.
- Суммарное представление деятельности рабочей группы
- Список всех участников и их присутствия.
- Быстрый доступ к Oracle Messenger и почте.
- Управление папками и файлами.
- Управление объявлениями, совещаниями, событиями и Web-конференциями.
- Поддержка нескольких форумов в рамках одного проекта.
- Управление заданиями, отслеживание по статусу и ответственному исполнителю, переназначение заданий.
- Специальный e-mail адрес для всего рабочего пространства.
Расширенный поиск (Ultra Search) – единый механизм поиска и извлечения данных из информационных ресурсов компании и всех компонентов OCS.
Oracle Messenger - позволяет участвовать в сеансах индивидуального и группового обсуждения с другими пользователями Вашей организации. Построен на Jabber технологии с использованием XMPP/XMPPS протоколов передачи данных.
Опыт применения Oracle Collaboration Suite в проектах
Далее мы кратко представим два проекта нашей компании, реализованных с использованием OCS.
1. ФГУП “ЦНИИАтоминформ” (РосАтом)
В этом проекте по разработке рабочей документации и программного обеспечения информационной системы поддержки управления деятельностью Росатома были задействованы продукты корпорации Oracle:
- Комплекс бизнес-приложений Oracle E-Business Suite (OEBS);
- Oracle Portal;
- Oracle Collaboration Suite;
- Oracle BPEL Process Manager;
- Oracle Business Activity Monitoring*.
* - приложения не вынесены на рисунок.
В рамках данного проекта были решены следующие задачи:
- интеграция с существующими бизнес-приложениями;
- единая точка входа;
- расширение базового набора портлетов OCS;
- централизованное хранение документов, с возможностью гибкого управления правами доступа;
- публикация на портале нормативных документов;
- организация рабочих пространств для проектной, совместной работы групп пользователей, удаленный доступ к системе;
- реализация бизнес-процессов, включая взаимодействие основных приложений системы, такие как Oracle Portal, Oracle Collaboration Suite, OEBS, Oracle BPEL PM.
Рисунок 2. “Единая точка входа” (SSO) в корпоративную
систему,
Для всех приложений, используемых в проекте, была реализована “Единая точка входа” (SSO), теперь пользователю достаточно один раз ввести пароль, чтобы получить доступ к любому приложению в рамках корпоративной системы, при этом политика доступа к информации (данным) определяется для каждого приложения в отдельности.
Oracle Content Services был интегрирован с Oracle E-Business Suite 11i.10, что предоставило возможность прикреплять файлы и папки, размещенные в OCS, к бизнес объектам в OEBS.
Быстрый доступ к информации, хранящейся в приложениях корпоративной системы, предоставлялся через корпоративный портал на базе Oracle Portal.
Для получения доступа к информации из учетной системы OEBS на портал были выведены портлеты: рабочий список пользователя, отображающий текущие задачи и уведомления из системы; иерархическое меню, для быстрого доступа к модулям OEBS из портала; портлеты с отчетами и аналитикой, реализованными средствами Oracle Reports и Oracle Discoverer. А также OCS портлеты для работы с почтой, файлами, управления задачами и календарным планированием, портлеты BPEL Worklist для работы с персональными задачами.
Кроме того, стандартный набор портлетов OCS был расширен:
- портлетом планирования задач и поручений сотрудникам, контроля их исполнения;
- портлетом поиска по истории Oracle Messenger OCS;
- портлетом поиска по файлам OCS с категориями и атрибутами;
- портлетом отображения наиболее популярных тем форумов OCS.
На базе Content Services, компоненты OCS, было организованно централизованное хранение и публикация нормативных документов. Базовые возможности доступа и управления (протоколы WebDAV, FTP) файлами, позволили конечному пользователю “прозрачно” работать с Content Service непосредственно из среды Windows. Web-доступ к компоненте Content Serviceобеспечил возможность быстрой публикации нормативных документов (регламенты работ, приказы и т.д.). В рамках задачи обеспечения безопасности, разработана и введена система доступа к документам на основе групп и ролей, которые определялись в Content Service.
Задачи, поставленные перед группой территориально-распределенных пользователей, решались за счет широкого диапазона функциональных возможностей рабочих пространств. Пользователи сохраняли рабочие документы, создавали форумы для обсуждения текущих проблем, ставили задачи, планировали график занятости, то есть вели полноценную совместную проектную работу.
Content Service предоставляет большой набор сервисов для манипулирования файлами и метаинформации, хранимой в базе данных. Именно эти сервисы были задействованы в реализации демонстрационных примеров на Oracle BPEL PM.
Демонстрационные процессы реализованы согласно концепции сервисно-ориентированной архитектуры (SOA) и демонстрируют возможность автоматизации бизнес-процессов предприятия. В этих процессах были задействованы следующие системы: Oracle Portal, Oracle Collaboration Suite, OEBS. Вся логика процессов была реализована на Oracle BPEL PM.
Один из демонстрационных процессов включал следующие шаги:
- загрузка образа контракта в файловое хранилище документов OCS с последующей категоризацией;
- создание шаблона контракта в системе OEBS;
- уведомление пользователя ответственного за регистрацию контрактов в системе OEBS;
- выполнение процедуры утверждения контракта в системе OEBS;
- завершение процесса с изменением статуса электронного образа хранимого в OCS.
В рамках внутреннего проекта реализации внутрикорпоративного портала был внедрен следующий функционал: форумы, мессенджер мгновенных сообщений Oracle Messenger, база знаний на основе Content Service, удаленный доступ к системе с использованием пользовательских сертификатов и шифрованного соединения https, интеграция с кадровым модулем Oracle E-Business Suite и каталогом пользователей Microsoft AD.
Доступ к внутрикорпоративному порталу можно осуществить из любой точки, где есть возможность подключиться к Интернет. Безопасность передачи данных обеспечивается за счет использования шифрованного протокола соединения https и персональных пользовательских сертификатов.
Тематические форумы созданные на базе OCS позволили сотрудникам поднимать наболевшие темы и решать их с привлечением своих коллег на других проектах. Кроме того, неформальное общение с использованием форумов OCS позволяет создать благоприятную корпоративную среду, обсуждать важные корпоративные новости и публиковать объявления.
Oracle Messenger - альтернатива ICQ, стала стандартом для внутрикорпоративного способа общения мгновенными сообщениями. Тесная интеграция с Oracle Internet Directory (OID) - хранилищем учетных записей позволяет быстро связаться с подчиненными сотрудниками, своим непосредственным руководством, коллегами. Для передачи сообщений используется шифрованный протокол сообщения (XMPPS), что обеспечивает должную систему защиты передаваемых сообщений, в которых часто присутствует конфиденциальная информация.
На основе Content Services была создана база данных наработок, которая включала в себя шаблоны документов, документы и коды программ. Все файлы категоризировались и индексировались, после чего пользователь системы мог быстро находить нужные шаблоны и исходные коды, которые можно было бы повторно использовать для решения поставленных перед ним задач. Набор спроектированных отчетов позволял контролировать правильность заполнения метаинформации, значений категорий и атрибутов, для каждого файла с возможностью группировки по автору, опубликовавшему данный файл.
Oracle Internet Directory (OID) – базовое хранилище учетных записей для Oracle было интегрировано с Microsoft Active Directory (Microsoft AD). Теперь для входа в портал или другие системы, объединенные в рамках единой политики ввода пароля (SSO), используются идентификационные данные Microsoft AD.
В рамках проекта был разработан набор портлетов для работы с хранилищем пользователей OID. Портлеты предоставляют актуальную информацию об организационной структуре предприятия, а также информацию о пользователях системы. Набор атрибутов, описывающий пользователя, базировался на данных хранимых в OID и дополнительно расширялся значениями из кадрового модуля Oracle E-Business Suite.
В результате выполнения каждого из этих проектов была создана корпоративная система с общей инфраструктурой, обеспечивающая единую аутентификацию, реализован корпоративный портал в рамках концепции “единого окна”, предоставляющий быстрый доступ к информации из различных источников, опубликованы нормативные документы предприятия. На основе OCS реализовано корпоративное пространство (область) для совместной работы. Продемонстрирована возможность автоматизации бизнес-процессов компании, объединяющие компоненты системы, в том числе и OCS.
Все это демонстрирует широкие возможности OCS:
- по управлению контентом и совместной работе;
- по обеспечению должного уровня безопасности;
- интеграции с другими приложениями;
- разработки пользовательского интерфейса.
Подводя итог можно смело сказать, что для организаций стремящихся к уменьшению стоимости и повышению эффективности работы сотрудников, наилучший выбор OCS.
OCS это:
- замена разрозненных приложений, интегрированным набором приложений базирующихся на одной инфраструктуре;
- упрощение администрирования, единая политика для обновления и резервного копирования всего (комплекса) набора приложений;
- веб-доступ к данным через персональный компьютер, КПК, мобильные телефоны;
- интеграция с другими приложениями Oracle;
- возможность расширения на основе предоставляемого компонентами OCS API;
- уменьшает количество серверов и стоимость их обслуживания;
- уменьшает затраты на покупку как серверных так и клиентских лицензий затрачиваемых при использовании большого количества продуктов.