Файлы кэшируются локально, и когда объем доступного пространства на томе, находящемся под управлением службы внешних хранилищ, становится менее заданного уровня, эта служба автоматически удаляет некоторые кэшированные файлы, освобождая за счет этого необходимый объем свободного пространства. Когда пользователю требуются данные из такого файла, эти данные автоматически извлекаются из библиотеки съемных носителей.
Служба внешних хранилищ хранит данные в виде двухуровневой иерархической структуры. Верхний уровень, так называемое локальное хранилище (local storage), состоит из томов NTFS локального компьютера Windows 2000 Server, на котором работает служба внешних хранилищ. Нижний уровень, называемый внешним хранилищем (remote storage), представляет собой библиотеку или ленточное устройство, подключенное к серверу.
Примечание: Служба внешних хранилищ поддерживает все библиотеки SCSI и DLT. Не поддерживаются библиотеки QIC и библиотеки на оптических дисках.