Outlook 2010. Почта детям не игрушка, а инструмент для работы

В этой статье я хочу кратко описать свои впечатления от использования Microsoft Office Outlook 2010 beta и поделиться впечатлениями от использования новых инструментов:

• Беседы
• Информация о контакте
• Предпросмотр встреч
• Социальный коннектор

Первое, что бросается в глаза при первом запуске Outlook 2010 – это наличие ленты в интерфейсе. И сделана она очень даже удобно и глазу приятно. Привыкание к ленте в моём случае заняло примерно один-два дня работы. Но сейчас не столько о ленте, сколько об инструментах, позволяющих удобнее работать с почтой, календарём и задачами. Теперь можно сказать: «С Outlook 2010 стало работать проще и удобнее» - это не маркетинговый слоган.

Беседы

Поиск в моей почте является нетривиальной задачей, поскольку за несколько лет ее накопилось почти 5 гигабайт. Да, разумеется, поиск могуч, но надо же держать в голове, что именно я ищу. И новый вид организации представления – «Беседы» – в моём случае чрезвычайно удобен. Кстати, это представление используется по умолчанию. Все письма с одной темой в заголовке объединены и представлены мне единой подборкой. Все авторы и вся история переписки скомпонованы, и нет нужды искать по всему списку писем и бояться пропустить одно из сообщений.

Впрочем, лично у меня счастье наступило не сразу. Дело в том, что всю свою почтовую базу я импортировал из резервной копии, и по нужным папкам она не рассортировалась. Поскольку было лень переносить  содержимое папок туда-сюда, и имелось желание оставить прежную папочную структуру хранения, то я всё оставил как есть. Лишь настроил фильтрацию почты и перенаправление в нужные папки.

Однако, некоторое время я не понимал, почему папки с отправленной и удалённой почтой создают Беседы, а моя старая инфраструктура папок – нет. Озарение пришло внезапно. В на вкладке Вид наткнулся на значок группы «Беседы», где можно было включить режим «Беседы» для любой папки.

И счастье началось!

Информация о контакте

Это вторая очень полезная функция, которая мне сразу бросилась в глаза. Бывает, что в течение переписки по какому-то вопросу изменяется тема письма. И тогда беседы не срабатывают.  В этом случае помогает информация о контакте.

Увеличить рисунок

Информация о контакте, на мой взгляд, очень правильно расположена внизу любого письма и по умолчанию скрыта. В этой панели я вижу всю переписку, задачи и календари, связанные с этим контактом. С возможностью некоторых действий по всем элементам контакта – переслать, ответить, задать категорию и пометить. Разумеется, это не ежеминутно требуемая функция, но когда есть потребность – действует безотказно.

Предпросмотр встреч

Функция во многом долгожданная. Я регулярно пользуюсь календарём в Outlook - это очень помогает мне в работе и жизни, равно как и моим контрагентам. И мы регулярно назначаем друг другу встречи в календаре. В предыдущих версиях Outlook, получив письмо с назначенной встречей, я должен был предварительно открыть календарь. И только потом, на основании увиденного, я мог принять или отклонить задачу в календаре.  В Outlook 2010 всё намного удобнее. Когда приходит письмо с приглашением на встречу, в нем сразу же отображается фрагмент календаря с занесенной в него предполагаемой встречей. Я в реальном времени принимаю решение - очень удобно и приятно.

Увеличить рисунок

Пунктиром на рисунке отмечена предполагаемая встреча.

Социальный коннектор

Функция пока слабо реализована и находится в стадии бета-тестирования. Соль функции напоминает анекдот:

Директор секретаршу просит народ собрать на совещание.

- Мне всех обзвонить?

- Нет, блин. В одноклассники напиши – быстрее прочитают.

Предполагается, что Outlook 2010 сможет черпать знания о респондентах из социальных сетей. Если те, конечно, там присутствуют. В настоящий момент поддерживается сеть Linkedin, а в финальном выпуске будут поддерживаться также Facebook и MySpace. Идея интересная и в принципе здравая. Она позволит, в том числе, бороться со спамом на более интеллектуальном уровне и уменьшить количество упущенной корреспонденции. Безусловно, интерес мой пока сугубо теоретический. А на практику посмотрим позже. Но данный механизм может позволить создать, например, «социальную сеть» большого предприятия, где у сотрудников физически нет возможности очно друг с другом знакомиться и общаться. Затем, прописав коннектор социальной сети в Outlook 2010, можно улучшить коммуникации внутри компании. Как известно, горизонтальные связи могут многое.

В заключение я хочу сказать, что новый Outlook 2010 делали для людей занятых, ценящих своё время и комфорт.  Беседы,  Информация о контакте, Предпросмотр встреч и Социальный коннектор – все эти функции не взяты с потолка, а были созданы под реальные потребности живых людей. Информация о контакте и Беседы – качественно улучшили возможности поиска в большом массиве почтовых сообщений. Предпросмотр встреч делает богаче функционал работы календаря и уменьшает количество нажатий мышкой и просмотров страниц. Впрочем, всё удобство и новация Outlook 2010 не только в этих четырёх функциях - их намного больше.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».